Jedes Unternehmen wird früher oder später einen Anlass
organisieren, sei es um eine neue Boutique zu eröffnen, ein Jubiläum
zu feiern oder eine neue Produktlancierung vorzustellen. Die Planung
ist meist sehr aufwendig und kostet wertvolle Zeit, die in andere
Projekte investiert werden könnte. Daher ist es wichtig, sich
bereits im Vorfeld einen Plan zu erstellen oder auf die Hilfe von
professionellen Eventmanagern zurückzugreifen. Hier haben wir 10
Tipps zusammengefasst, die Ihnen als Richtlinie für die Organisation
dienen:
- Konzept erstellen
Zunächst sollte das Thema des Anlasses festgelegt werden. Handelt
es sich um ein Weihnachtsessen oder steht die Eröffnung Ihres neuen
Geschäftes im Mittelpunkt? Sobald das Event feststeht können Sie
das Programm, die Musik, das Menü und die Dekoration anpassen.
Achten Sie darauf, dass diese den Geschmack der eingeladenen Gäste
treffen.
- Budget festlegen
Als Nächstes sollte ein Budget festgelegt werden, damit Sie
wissen, wieviel Geld Ihnen für den Anlass zur Verfügung steht.
Anschliessend können Sie planen, wieviel davon Sie für das Essen,
die Unterhaltung, die Einladungen und weiteres ausgeben können.
- Räumlichkeit auswählen
Zu jedem Event gehört auch eine passende Räumlichkeit. Wenn Sie
den Anlass nicht in der eigenen Geschäftsstelle sondern extern
durchführen möchten, sollten Sie sich früh um einen freien Raum
oder Saal kümmern. Besprechen Sie dabei die Mietkosten, die Dauer,
die der Raum Ihnen zur Verfügung steht, welche Dienstleistungen in
der Miete enthalten sind, ob sie noch zusätzliche Ausrüstung
brauchen (z.B. Geschirr, Gläser...) etc.
- Menü und Service
Falls Sie sich nicht selbst um das Essen kümmern, sollten Sie
einen Catering-Dienst auswählen und mit ihm das Menü besprechen.
Sie können beispielsweise entscheiden, ob es ein Buffet oder ein
festgelegtes Menü gibt, oder ob ein Apéro mit Getränken reicht.
Eventuell lohnt es sich, eine professionelle Person für die Bar
anzustellen, welche die Drinks für die Gäste zubereitet.
- Vertrag mit Lieferanten
Jede Zusammenarbeit mit Lieferanten, Raumvermietern,
Servicepersonal sollten Sie in einem Vertrag schriftlich festhalten.
Dies erspart Ihnen Ärger und Missverständnisse.
- Programm erstellen
Jedes Event sollte ein Programm haben, auch wenn dieses nur aus
ungefähren Uhrzeiten für die verschiedenen Essensgänge besteht.
Mit einem Programm verhindern Sie, dass der Anlass unstrukturiert
wirkt und auch die Gäste fühlen sich meist besser, wenn Sie durch
das Event geführt werden. Ein Moderator ist dafür nicht unbedingt
nötig, kann Ihrem Anlass aber eine gewisse Professionalität
einhauchen.
- Dekoration aussuchen
Wählen Sie die passende Dekoration für Ihr Event aus und fangen
Sie früh genug mit der Gestaltung der Räumlichkeit an. Je früher
sie damit anfangen, desto schneller können Sie reagieren, falls
Ihnen noch etwas fehlt. Ausserdem kommen Sie dann nicht unter
Zeitdruck.
- Einladungen versenden
Sobald Sie alles Organisatorische für Ihren Anlass geklärt haben
wird es an der Zeit, die Gäste einzuladen. Kümmern Sie sich um eine
ansprechende Einladung und versenden Sie diese per Post oder Email.
- To-Do Liste erstellen
Machen Sie eine Liste der Dinge, die Sie für das Event besorgen
möchten oder die bis dahin noch zu erledigen sind. Haken Sie
kontinuierlich Punkte ab und vermeiden Sie dadurch einen
unorganisierten Anlass. Wenn Sie alles erledigt haben, können Sie
das Event viel mehr geniessen.
- Event bewerten
Nach dem Event sollten Sie eine Evaluation durchführen: War der
Anlass ein Erfolg? Haben die zuständigen Personen Ihre Aufgaben gut
erledigt? Sind die Musikband und das Menü gut angekommen? Gab es
irgendwelche Schwierigkeiten? Diese Bewertung ist wichtig, da Sie
Ihnen bei der Organisation zukünftiger Events hilft. Indem Sie die
Stärken und Schwächen des letzten Anlassen herausfinden merken Sie,
was Sie beim nächsten Mal anders machen könnten.
Die
Organisation eines Events kann sehr zeitaufwendig sein: Eine passende
Räumlichkeit und ein gutes Catering finden, das Booking von
unterhaltsamen Musikbands oder professionellen DJs und Barkeepern,
eventuell PR generieren... Damit Sie alles problemlos und aus einer
Hand organisiert haben, empfehlen wir Ihnen die People- und
Eventmanagerin Selina
Dermon.
Sie hat mehrjährige Erfahrung in der Planung und Umsetzung von
Events aller Art und verfügt über ein illustres Netzwerk.
Kontaktieren Sie Selina Dermon für ein persönliches Gespräch, um
Ihren Anlass ganz nach Ihren Wünschen zu organisieren.
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