Die drei Phasen eines Events und deren wichtigsten Bestandteile

1. Die Eröffnung
Schon der Versand der Einladung kann einen gelungenen Start eines Events darstellen. Wichtig dabei ist, eine gewisse Vorfreude beim Rezipienten auszulösen und ihn zur Teilnahme zu bewegen. Zudem müssen alle wichtigen Informationen vermittelt werden, wie beispielsweise genau Angaben zur Location (inklusive Anfahrtsplan).
Zudem ist der Veranstaltungsort äusserst wichtig. Wählen Sie eine aussergewöhnliche Location, die zu einem bestimmten Motto passt. Bei kleinem Budget empfiehlt sich den Fokus auf die Dekoration und kleine Details zu setzen.
Informieren Sie Ihre Gäste bei der Ankunft über das kommende Geschehen und kreieren Sie einen angenehmen Empfang mit einem Begrüssungsdrink oder Ähnlichem.

2. Der Mittelteil
Nach einem gelungenen Einstieg ist es wichtig, weiterhin eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Sorgen Sie für ein abwechslungsreiches Programm, das die Gäste bei Laune hält. Probieren Sie die Teilnehmer aktiv einzubinden, um so Langeweile und Desinteresse zu vermeiden. Es dürfen auch gerne technische Hilfsmittel verwendet werden um trockene Abläufe wie reine Reden etwas aufzulockern. Auch das Catering darf nicht vernachlässigt werden - am Besten ist es dieses auch auf das jeweilige Motto abzustimmen um somit einen “roten Faden” durch die ganze Veranstaltung zu ziehen. 

3. Das Finale
Zum Schluss ist es wichtig, den Gästen im Gedächtnis zu bleiben. Folglich ist es von Vorteil, die spektakulärste Darbietung - beispielsweise den Auftritt einer Band - ans Ende der Veranstaltung zu legen. Das “Finale” des Events ist jedoch vollkommen abhängig von der Art der Veranstaltung. Handelt es sich eher um eine geschäftliche Angelegenheit in der es grösstenteils um Fakten und Zahlen geht, reicht es auch schon am Ende eine prägnante Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse zu geben. Nach der Veranstaltung sollte nicht vergessen werden, sich bei den Gästen für die Teilnahme zu bedanken und Fotos oder Videos zu veröffentlichen.

Für eine professionell organisierte Veranstaltung - inklusive kompetenter und erfahrener Beratung - wenden Sie sich an unsere Yourlift-Expertin in Sachen Events, Selina Dermon.